Cheltuielile nedeductibile sunt costuri pe care firma le-a suportat și le-a trecut în contabilitate, dar care nu se scad, în tot sau în parte, atunci când se stabilește profitul impozabil. Faptul că o cheltuială e nedeductibilă nu înseamnă că a fost făcută greșit, ci doar că regulile fiscale tratează altfel decât cele contabile.
De ce există cheltuieli nedeductibile?
Contabilitatea urmărește imaginea reală a firmei: tot ce ai plătit pentru activitate apare în cheltuieli. Fiscalitatea are alt scop, anume să stabilească o bază de calcul pentru impozit pe criterii stabilite de lege. Statul nu acceptă să scazi din profit orice sumă, fiindcă unele cheltuieli nu au legătură clară cu activitatea, altele sunt limitate prin lege, iar altele nu sunt susținute cu documente. Diferența dintre cele două viziuni este explicată pe larg în materialul despre profitul contabil și profitul fiscal.
Din acest motiv, aproape orice firmă are în fiecare an câteva cheltuieli nedeductibile. Nu e un semn de alarmă, ci o parte normală a calculului. Problema apare când ele nu sunt identificate și ajung, din greșeală, să scadă baza de impozitare.
Din ce categorii provin, în general?
Nu există o listă universală, iar regulile se pot modifica, așa că aici găsești doar familiile de situații în care contabilii întâlnesc des problema.
- cheltuieli fără document justificativ sau cu un document incomplet;
- cheltuieli care nu au legătură cu activitatea firmei, de pildă achiziții personale plătite din contul societății;
- cheltuieli pentru care legea impune o limită, iar partea care o depășește nu se mai scade;
- amenzi, penalități și dobânzi datorate către autorități, în funcție de natura lor;
- cheltuieli cu avantaje acordate angajaților sau asociaților, tratate diferit în funcție de forma lor;
- pierderi sau sume scoase din evidență fără respectarea procedurii cerute.
Observă că prima categorie ține de tine, nu de lege. O cheltuială perfect legitimă poate deveni nedeductibilă doar pentru că nu are în spate actele cerute. Tocmai de aceea contează disciplina de zi cu zi, nu doar cunoașterea regulilor.
Cum recunoști o cheltuială nedeductibilă înainte să o înregistrezi?
Un reflex util este să îți pui trei întrebări la fiecare plată neobișnuită. Prima: este făcută în scopul activității economice? A doua: am un document care arată ce s-a cumpărat, de la cine și când? A treia: există o limită sau o condiție specială pentru acest tip de cost? Dacă răspunsul la oricare e nesigur, notează cheltuiala și întreab-o contabilului înainte de închiderea lunii, nu după.
Exemplu simplu: firma plătește un abonament la o sală de sport pentru administrator. Poate fi doar un beneficiu personal sau poate face parte dintr-un pachet de beneficii oferit tuturor angajaților, cu regulament intern. Tratamentul fiscal depinde de felul în care e organizat și documentat, iar răspunsul corect îl dă contabilul care cunoaște legislația la zi.
Cum se ține evidența lor?
Multe firme țin o foaie separată în care contabilul notează, lună de lună, sumele pe care le consideră nedeductibile, împreună cu motivul. La final de an, foaia se transformă în ajustările din calculul impozitului. Un asemenea registru intern arată și, mai ales, de ce a fost tratată în felul respectiv fiecare sumă, informație prețioasă dacă ți se cere o explicație peste ani.
| Situație | Ce verifici | Cu cine discuți |
|---|---|---|
| Plată fără factură clară | Dacă poți obține un document corect de la furnizor | Contabilul, cât mai devreme |
| Cost cu limită legală | Partea care depășește limita | Contabilul, la închiderea lunii |
| Achiziție cu folosință mixtă | Cât din ea servește activității | Contabilul și administratorul |
| Sumă plătită către autorități | Natura ei: taxă, amendă, dobândă | Contabilul |
Ce greșeli apar în practică?
Cea mai frecventă este amestecul cheltuielilor personale cu cele ale firmei. Un card folosit pentru ambele scopuri duce în scurt timp la o evidență greu de explicat; despre această problemă pe larg vezi și importanța separării finanțelor personale de ale firmei. A doua greșeală este să aștepți finalul anului pentru a clarifica ce a fost cumpărat și de ce, când nimeni nu își mai amintește detaliile.
A treia este să privești nedeductibilitatea ca pe o pedeapsă și să încerci să o ocolești prin acte care nu reflectă realitatea. Nu merită: riscul unei verificări este mult mai mare decât câștigul. Mai util este să corectezi procesul prin care apar cheltuielile, nu documentele care le însoțesc. Cere contabilului lista situațiilor care au dus la ajustări în anii trecuți și stabiliți împreună cum le puteți preveni: o regulă internă de aprobare pentru plățile neobișnuite, un termen în care se aduc actele lipsă, o persoană care răspunde de verificarea lor.
Dacă ai nevoie să știi dacă o anumită cheltuială este deductibilă, în ce proporție și în ce condiții, răspunsul se verifică la contabil, pe baza legislației în vigoare și a documentelor tale. Pentru a pregăti bine dialogul, citește și cum îți programezi cheltuielile deductibile pe parcursul anului.
Un ultim sfat practic: cere contabilului, o dată pe trimestru, un scurt rezumat cu sumele nedeductibile înregistrate până atunci. Vei vedea repede dacă ele cresc fără un motiv clar și vei putea corecta obiceiurile din firmă înainte să devină o problemă.
