Registrul de casă este documentul în care firma notează, în ordine cronologică, fiecare încasare și fiecare plată făcută în numerar, cu soldul rămas la finalul zilei. Dacă într-o firmă intră sau ies bani lichizi, chiar și rar, registrul de casă arată oricând cât numerar ar trebui să existe în casierie și de unde provine.
Mulți antreprenori îl amână până la primul control sau până când soldul „nu mai iese”. Ținut zi de zi, registrul te scutește de ambele situații, iar munca de întreținere e mai mică decât pare.
Ce se trece în registrul de casă?
Se trece orice mișcare de bani lichizi care trece prin casieria firmei: încasările de la clienți, plățile către furnizori făcute în numerar, avansurile date angajaților pentru cheltuieli, restituirea acestor avansuri, alimentarea casieriei din bancă și depunerea numerarului în cont. Nu se trec plățile cu cardul firmei, pentru că acelea apar în extrasul de cont.
Fiecare rând are, de regulă, aceleași elemente de bază:
- data operațiunii și numărul documentului justificativ;
- explicația scurtă (de exemplu „încasare factură către un client” sau „achiziție rechizite”);
- suma încasată sau plătită;
- soldul rezultat după operațiune, calculat la sfârșitul zilei.
Soldul de la sfârșitul zilei devine soldul de început pentru ziua următoare. Dacă nu s-a mișcat niciun ban, ziua nu apare, dar nici nu se lasă „goluri” în numerotarea paginilor sau a documentelor.
Ce acte însoțesc fiecare înregistrare
Registrul nu stă singur. Fiecare încasare are o chitanță sau un bon fiscal, iar fiecare plată are un document care o justifică: factură, bon fiscal, dispoziție de plată, decont. Pentru încasări și plăți se folosesc dispoziții de încasare și de plată către casierie, numerotate în ordine. Numerotarea fără salturi e primul lucru pe care îl observă un inspector.
O factură plătită în numerar se leagă de registru prin numărul ei, iar încasarea ei are chitanță. De aceea merită să respecți din start o facturare făcută corect: o factură cu date incomplete creează probleme și la registrul de casă, nu doar la TVA.
Cum procedezi pas cu pas, în fiecare zi
- Strângi toate documentele zilei: bonuri, chitanțe, facturi plătite, dispoziții.
- Le treci în registru în ordinea în care s-au petrecut operațiunile, nu în ordinea în care le găsești în buzunar.
- Calculezi soldul după fiecare rând, nu doar la sfârșit; așa vezi imediat dacă ai ajuns cu plata mai mare decât numerarul disponibil.
- Numeri banii din casierie și îi compari cu soldul din registru.
- Semnezi, iar documentele zilei le pui într-un dosar, în aceeași ordine.
Soldul scriptic (cel din registru) trebuie să fie egal cu soldul faptic (banii numărați). Dacă diferă, nu corectezi cifra „din ochi”. Cauți mai întâi un document uitat, o plată neînregistrată sau o greșeală de adunare.
Ce greșeli apar cel mai des?
Cea mai frecventă este soldul negativ: registrul arată că s-a plătit mai mult decât s-a încasat sau s-a alimentat casieria, deci a ieșit din casă un ban care nu exista. Se întâmplă când plățile sunt trecute într-o zi, iar alimentarea din bancă în ziua următoare. În realitate, banii trebuie să existe înainte să fie cheltuiți, iar registrul trebuie să reflecte exact această ordine.
Alte greșeli care se repetă:
- plăți fără document justificativ, doar cu o notă „de mână”;
- bonuri fiscale ale cheltuielilor personale amestecate cu cele ale firmei;
- registrul completat o dată pe lună, din memorie, cu zile „inventate” pentru a ieși soldul;
- avansuri către angajați rămase nedecontate luni întregi.
Un bon fiscal pe care nu scrie nimic despre firmă și care nu are legătură cu activitatea ei poate fi tratat ca cheltuială nedeductibilă. Cum faci diferența între cele două categorii e explicat în materialul despre cheltuielile deductibile și nedeductibile.
Numerarul și limitele legale
Legislația prevede limite pentru plățile și încasările în numerar între firme și pentru numerarul care poate rămâne în casierie. Aceste limite se pot modifica, așa că nu le reținem aici ca valori fixe. Întreabă contabilul care sunt limitele în vigoare pentru tipul tău de firmă și rezervă-le ca regulă internă: plățile mari se fac prin bancă, iar numerarul rămâne pentru cheltuieli mărunte.
Un avantaj practic al acestei reguli este că firma are mai puține operațiuni în registru. Cu cât mai puțin numerar manevrezi, cu atât mai puține șanse ai să greșești.
Registru pe hârtie sau în program?
Poți ține registrul într-un program contabil sau într-un formular tipărit, cu pagini numerotate. Important este ca ordinea cronologică să fie respectată, iar documentele să poată fi regăsite. Dacă folosești un program, cere contabilului să-ți arate cum se generează registrul și cum îl exporți. Dacă alegi hârtia, completează cu pix, fără ștersături: o greșeală se taie cu o linie, se scrie corect alături și se semnează.
La final de lună, registrul și documentele lui merg la contabil împreună cu restul actelor, iar în dosar rămâne o copie sau originalul, după cum ați stabilit. Păstrarea îndelungată a lor se leagă direct de ce se arhivează și cât timp, subiect tratat în greșelile frecvente de la arhivarea documentelor contabile.
Întrebări frecvente
Trebuie registru de casă dacă nu fac plăți în numerar?
Dacă firma nu are niciodată numerar, în practică nu apar înregistrări. Dar în momentul în care un client plătește cash sau cumperi ceva cu bani lichizi pentru firmă, apare nevoia lui. Contabilul îți spune dacă în situația ta e necesar.
Pot plăti din buzunarul meu și să recuperez banii?
Se poate, dar doar cu documente pe numele firmei și cu un decont sau o procedură clară de restituire. Fără ele, suma nu poate fi justificată ca cheltuială a firmei.
Cine semnează registrul de casă?
De obicei persoana care răspunde de casierie. În firmele foarte mici, de multe ori este chiar administratorul, iar rolul se stabilește în scris.
