Semnătura electronică este un set de date atașat unui document digital, care arată cine l-a semnat și dacă textul a rămas neschimbat după semnare. În relația cu contabilul ea poate înlocui plimbarea hârtiilor între birouri, însă valoarea ei depinde de tipul de semnătură folosit și de instituția sau persoana care primește documentul.
Mulți antreprenori confundă semnătura electronică cu o poză a semnăturii de mână lipită într-un fișier PDF. Cele două lucruri sunt diferite, iar diferența se vede abia când documentul este contestat sau cerut de o instituție.
Ce tipuri de semnătură electronică există?
În Uniunea Europeană, regulile generale despre semnătura electronică sunt stabilite printr-un regulament european, care distinge trei niveluri. Tabelul de mai jos le compară, fără detalii tehnice.
| Tip | Ce presupune | Unde se potrivește |
|---|---|---|
| Simplă | Un nume tastat, o bifă de acceptare sau o imagine a semnăturii | Aprobări interne, confirmări de primire |
| Avansată | Legată unic de semnatar, cu mijloace aflate sub controlul lui | Contracte între firme, cu acord reciproc |
| Calificată | Certificat emis de un furnizor autorizat, pe dispozitiv securizat | Documente unde se cere echivalența cu semnătura de mână |
Semnătura calificată este cea care, potrivit regulilor europene, are același efect juridic ca semnătura olografă, adică cea scrisă de mână. Celelalte pot avea valoare probatorie, dar trebuie dovedite mai atent în caz de litigiu. De aceea, alegerea nu se face după preț, ci după riscul documentului: cu cât are mai multe consecințe, cu atât ai nevoie de o semnătură mai greu de contestat.
Unde apare semnătura electronică în munca cu contabilul?
Cele mai des întâlnite situații sunt contractul de servicii cu firma de contabilitate, împuternicirile, procesele-verbale interne și diverse acorduri între asociați. În funcție de document, unele instituții cer un anumit tip de semnătură sau propriile formulare. Din acest motiv, înainte să semnezi electronic un act destinat unei autorități, întreabă contabilul dacă forma electronică este acceptată pentru acel act.
Pentru documentele interne, de exemplu notele de aprobare a cheltuielilor sau confirmările primite de la clienți, o semnătură avansată sau chiar una simplă poate fi suficientă, dacă ați stabilit împreună regula. Important este ca regula să fie scrisă undeva, nu doar presupusă.
Cum alegi un furnizor de semnătură electronică?
Dacă ai nevoie de o semnătură calificată, o obții de la un furnizor de servicii de încredere, aflat pe lista oficială a statului sau a Uniunii. Pentru restul tipurilor, există platforme de semnare online. Înainte să te hotărăști, verifică:
- dacă furnizorul poate fi găsit în registrul public al furnizorilor autorizați, pentru semnătura calificată;
- cât timp este valabil certificatul și cum se reînnoiește;
- dacă platforma păstrează un jurnal de audit, adică o listă cu cine a deschis și a semnat documentul și când;
- în ce format se salvează documentul semnat și dacă se poate verifica fără contul tău;
- ce suport tehnic primești dacă dispozitivul se strică sau parola se pierde;
- dacă soluția funcționează cu programul de contabilitate pe care îl ai deja.
Cum păstrezi în siguranță cheia de semnare?
La semnătura calificată, cheia stă de obicei pe un dispozitiv fizic, de tip stick sau card, protejat cu cod. Tratează-l ca pe ștampila firmei: nu-l lăsa în priza laptopului, nu-l împrumuta și nu da codul altcuiva, nici măcar unui coleg de încredere. Dacă i se pare practic contabilului să semneze în locul tău, discută formal despre o împuternicire, nu despre un cod spus la telefon.
Pentru platformele de semnare online, parola unică și autentificarea în doi pași sunt obligatorii. Detaliile generale despre protecția conturilor sunt tratate în materialul despre securitatea datelor în platformele online, iar despre modul de împărțire a drepturilor în cont se poate citi în ghidul despre accesul în siguranță al contabilului.
Ce nu rezolvă semnătura electronică
Un document semnat electronic rămâne la fel de corect sau de greșit ca înainte de semnare. Ea nu transformă o factură incompletă într-una valabilă și nu înlocuiește verificarea conținutului. De asemenea, nu garantează că partenerul tău acceptă forma electronică pentru toate scopurile. Unele bănci, de exemplu, au propriile procese de semnare și nu preiau documente semnate în alt mod.
Mai există și o limită practică: dacă semnezi un document pe care nu l-ai citit, singura diferență este că ai făcut-o mai repede. Citește varianta finală, chiar dacă ți-a fost trimisă prin aplicație cu butonul de semnare la vedere.
Pași pentru a începe fără riscuri
- Întreabă contabilul ce documente semnezi în mod curent și dacă pentru ele se acceptă forma electronică.
- Alege tipul de semnătură potrivit acelor documente, nu cel mai scump, nici cel mai ieftin.
- Fă un test pe un document fără consecințe, de exemplu o aprobare internă, și verifică cum arată semnătura la deschidere pe alt calculator.
- Stabilește cine are voie să semneze în numele firmei și notează acest lucru într-un act intern.
- Salvează documentele semnate într-un loc comun, cu copie de siguranță, alături de jurnalul de audit, dacă există.
Cum se leagă semnarea de restul lunii de lucru se vede în materialul despre o lună obișnuită cu contabilul la distanță, unde apar și momentele în care primești documente de aprobat.
