Foaia de parcurs este documentul în care se notează deplasările făcute cu un vehicul al firmei: cine a condus, pe ce traseu, în ce scop și câți kilometri s-au parcurs. Ea leagă consumul de combustibil de activitatea reală a firmei și te ajută să arăți că mașina a fost folosită în interesul afacerii.
Mulți antreprenori o completează în grabă, la sfârșit de lună, din memorie, și apoi cifrele nu se potrivesc cu bonurile de la benzinărie. Un obicei bun de la început te scutește de multe neplăceri, inclusiv la un eventual control.
Ce date trebuie să conțină o foaie de parcurs
Forma exactă și datele obligatorii depind de reglementările în vigoare și de modul în care firma își organizează evidența, așa că lămurește-le cu contabilul. În practică, o foaie bine făcută are aceste informații:
- numărul de înmatriculare și marca vehiculului;
- numele șoferului și data completării;
- punctul de plecare, destinațiile și punctul de sosire;
- scopul deplasării, scris concret („vizită la client, depunere documente la ghișeu”), nu vag („interes de serviciu”);
- indexul kilometrajului la plecare și la întoarcere;
- combustibilul alimentat în ziua respectivă, dacă e cazul;
- semnătura șoferului și, unde e nevoie, a persoanei care aprobă deplasarea.
Cum completezi foaia ca să reziste unui control?
Regula cea mai importantă este simplă: completează în ziua deplasării. O foaie scrisă după trei săptămâni are mereu mici contradicții, de pildă un traseu care nu se potrivește cu ora unei facturi sau un kilometraj care sare. Cine citește foaia, fie contabilul, fie un inspector, caută exact aceste nepotriviri.
A doua regulă: scopul trebuie să poată fi dovedit. Dacă ai notat „vizită la clientul X”, ar trebui să existe undeva un e-mail, un contract sau o factură legată de client. Foaia de parcurs nu stă singură, ci face parte dintr-un lanț de documente.
Foaie pe hârtie sau în format electronic?
Ambele variante se folosesc. Hârtia e ieftină și ușor de înțeles, dar se pierde și se completează greu când mașina e folosită de mai multe persoane. Formatul electronic, de la un simplu tabel partajat până la aplicații dedicate, păstrează istoricul și permite totalurile pe lună automat.
| Criteriu | Hârtie | Electronic |
|---|---|---|
| Cost | Aproape zero | De la zero la abonament lunar |
| Risc de pierdere | Mare | Mic, dacă ai copii de siguranță |
| Totaluri lunare | Manual | Automat |
| Potrivit pentru | O singură mașină | Două mașini sau mai multe |
Dacă alegi varianta electronică, întreabă contabilul în ce formă vrea documentul la dosar: tipărit și semnat sau doar fișier. Nu presupune, pentru că practicile diferă.
Greșeli pe care le vezi des
Prima este foaia completată în bloc, cu aceleași trasee repetate zi de zi, pe care nimeni nu le crede. A doua este lipsa kilometrajului de început de lună, de la care pornește toată evidența. A treia este amestecul dintre deplasările firmei și cele personale, tema pe care o poți aprofunda în articolul despre contractele de comodat auto pe firmă, unde se vede cum se separă corect cele două utilizări.
A patra greșeală este să nu comparezi consumul din foaie cu cel normal al mașinii. Dacă un autoturism care consumă de obicei în jur de opt litri la sută de kilometri apare brusc cu douăsprezece, fie e o defecțiune, fie cineva alimentează altceva decât mașina. Oricare ar fi cauza, vrei să afli tu primul, nu un controlor.
Cum arată un exemplu de zi completată corect
Imaginează-ți un agent care pleacă dimineața de la sediu cu kilometrajul 84.210, ajunge la un client, trece pe la poștă pentru un colet și se întoarce la sediu cu 84.262. În foaie apar trei rânduri: sediul, clientul, oficiul poștal, fiecare cu scopul lui scurt, iar totalul zilei este de 52 de kilometri. Dacă bonul de combustibil din aceeași zi arată un plin, notezi și indexul de la momentul alimentării. Detaliile sunt mărunte, dar ele fac documentul credibil. Cine le trece pe loc nu mai are de reconstituit nimic la sfârșit de lună și nu mai depinde de memoria nimănui.
Unde păstrezi foile și cât timp
Foile de parcurs fac parte din documentele justificative ale firmei. Perioada de păstrare este stabilită de lege și se poate schimba, așa că ia cifra actuală de la contabil. Până atunci, aplică o regulă practică: un dosar sau un folder pentru fiecare mașină, împărțit pe luni, cu foaia, bonurile de combustibil și facturile de service la un loc. Mai multe despre organizare găsești în arhivarea documentelor contabile.
Merită să legi totul și de o evidență curentă bine ținută. Un text care explică de ce contează evidența ținută la zi arată că problemele mici de acum se transformă ușor în probleme mari la sfârșit de an.
Întrebări frecvente
Cine semnează foaia de parcurs?
În mod obișnuit șoferul, iar firma poate cere și semnătura unui responsabil care aprobă deplasarea. Procedura internă o stabilești tu, cu sfatul contabilului.
Am nevoie de foaie dacă mașina e folosită rar?
Dacă mașina este înregistrată în evidența firmei, întreabă contabilul ce nivel de documentare e potrivit pentru situația ta. Utilizarea rară nu înseamnă automat că poți renunța la evidență.
Pot corecta o greșeală după ce am semnat?
Da, dar nu ștergi. Tragi o linie peste textul greșit, scrii varianta corectă alături, datezi și semnezi corectura, ca să rămână vizibil ce s-a schimbat.
