Stocurile dintr-un restaurant sunt marfa aflată în depozit, în frigidere și în congelator, iar controlul lor înseamnă să știi în orice moment ce ai, ce se consumă repede și ce riscă să se strice. O gestiune fără disciplină înghite bani prin produse expirate, comenzi duble și diferențe de inventar pe care nu le poți explica.
Spre deosebire de un magazin obișnuit, bucătăria transformă marfa. Din roșii, ulei și făină iese un preparat vândut la alt preț, iar între cele două momente apar pierderi firești și pierderi evitabile. Scopul tău este să le separi pe prima de a doua.
Ce se numără și cât de des?
Nu toate produsele merită aceeași atenție. Cele scumpe sau perisabile, cum sunt carnea, peștele, brânzeturile și alcoolul, se numără des, uneori zilnic sau săptămânal. Cele ieftine și stabile, precum făina, zahărul sau conservele, se verifică lunar.
- Zilnic: produsele proaspete cu termen scurt și băuturile scumpe.
- Săptămânal: carnea congelată, lactatele, legumele-rădăcină.
- Lunar: condimentele, conservele, ambalajele, consumabilele de curățenie.
La sfârșitul fiecărei luni se face un inventar complet. Compară cifra numărată cu cea teoretică, rezultată din achiziții minus consum. Diferența se numește lipsă sau plus la inventar și are efecte și în evidențele firmei. Pe acest subiect poți citi despre tratarea contabilă a lipsei la inventar, ca să înțelegi de ce o pierdere neexplicată nu rămâne doar o problemă de bucătărie.
Cum funcționează regula primul intrat, primul ieșit?
Regula, cunoscută în limba engleză ca FIFO, spune că marfa mai veche se folosește înaintea celei noi. Pare evidentă, dar se strică în orele aglomerate, când cineva ia cutia din față, care a fost pusă ultima. Soluția este simplă: la fiecare livrare, produsele noi se pun în spate, iar cele vechi se aduc în față.
Fiecare ambalaj deschis primește o etichetă cu data deschiderii. Fără etichetă, nimeni nu mai știe dacă sosul din recipient e de ieri sau de acum o săptămână, iar în lipsa certitudinii, de multe ori se aruncă tot.
Cum stabilești cât comanzi?
Comanda se face după consumul real, nu după cât de plin pare frigiderul. Pentru fiecare produs important ai nevoie de trei cifre: consumul mediu pe zi, timpul de livrare de la furnizor și o rezervă mică pentru zilele aglomerate. Din ele obții un nivel minim, sub care faci comanda.
Un exemplu: dacă folosești zece kilograme de piept de pui pe zi, furnizorul livrează în două zile, iar rezerva e de o zi, comanda se face când mai ai pentru trei zile, adică treizeci de kilograme. Cifrele se ajustează după sezon, evenimente și vremea care schimbă numărul de clienți.
Cum depozitezi corect fiecare tip de marfă?
Un depozit ordonat reduce pierderile mai mult decât orice program. Produsele crude stau pe raftul de jos al frigiderului, sub cele gătite, ca sucurile să nu ajungă peste mâncarea gata de servit. Lactatele și ouăle își au locul lor, iar legumele cu pământ se țin separat de salatele spălate.
Congelatorul merită o atenție aparte, fiindcă acolo se uită cel mai ușor marfa. Etichetează fiecare pungă cu denumirea și data congelării, iar o dată pe lună scoate la lumină ce a rămas în fund. Produsele uscate stau în recipiente închise, departe de umezeală, cu eticheta la vedere. Pe rafturi, lasă un spațiu mic între cutii, ca să poți număra repede și să curăți fără să muți totul.
Ce greșeli apar cel mai des?
- Se comandă mult pentru că oferta de la furnizor pare avantajoasă, iar surplusul se strică.
- Nimeni nu răspunde de depozit, așa că oricine ia și nimeni nu notează.
- Recepția mărfii se face în grabă, fără cântărire și fără verificarea datelor de expirare.
- Inventarul se face doar la sfârșitul anului, când lipsurile nu se mai pot explica.
Prima greșeală costă cel mai mult. Un preț bun la o cantitate mare nu este avantajos dacă o parte din ea ajunge la gunoi. Raportează reducerea la pierderea probabilă înainte să accepți oferta.
Cum ajută un sistem simplu?
Nu ai nevoie de un program scump pentru început. O foaie de calcul cu coloane pentru produs, unitate, stoc inițial, intrări, ieșiri și stoc final funcționează în localurile mici. Când volumul crește, un program de gestiune conectat la casa de marcat scade automat consumul din rețete, iar timpul tău se mută de la numărat la analizat.
Indiferent de metodă, esențial este un singur responsabil pentru depozit și o regulă: nimic nu iese fără să fie notat. Poți citi și despre automatizarea sarcinilor repetitive, o idee care se potrivește bine la comenzi și inventare periodice.
Întrebări frecvente
Cât de mare trebuie să fie stocul de siguranță?
Suficient cât să acopere o zi sau două de consum la produsele esențiale. Mai mult înseamnă bani blocați și risc de pierderi.
Ce fac cu marfa aproape de expirare?
O muți în meniul zilei sau în preparate care se consumă repede, atât timp cât rămâne în limitele de siguranță alimentară. Marfa expirată se scoate imediat.
Cine face inventarul?
De preferat două persoane: una care numără și una care notează, ideal altcineva decât cel care răspunde de depozit.
