Un document justificativ este actul care dovedește că o operațiune economică s-a petrecut cu adevărat: o factură, un contract, un extras de cont, un proces-verbal de recepție. Fără el, contabilul nu poate înregistra operațiunea, iar fiscul poate refuza să o accepte la calculul impozitelor.
Ce elemente trebuie să aibă un document justificativ?
Formele concrete diferă de la un act la altul, dar logica este aceeași. Documentul trebuie să răspundă, fără interpretări, la câteva întrebări simple: cine, ce, când, cât și pe ce bază.
- denumirea și datele de identificare ale celor două părți;
- data la care s-a făcut operațiunea;
- descrierea clară a bunului sau a serviciului, nu doar o formulare generală;
- cantitatea, prețul și valoarea totală, cu mențiunile cerute de lege atunci când sunt aplicabile;
- semnătura sau alt mod de confirmare, în funcție de tipul actului.
Un exemplu frecvent: o factură pe care scrie doar servicii de consultanță, fără altă precizare. Ea poate fi suficientă din punct de vedere formal, dar greu de apărat dacă nimeni nu poate spune ce a primit firma în schimbul banilor. De aceea descrierea contează la fel de mult ca suma.
Este suficientă factura?
De multe ori nu. Factura arată că cineva a cerut bani, nu neapărat că serviciul a fost prestat sau că bunul a fost primit. Pentru operațiunile mai importante, factura se completează cu alte acte care arată realitatea tranzacției.
| Operațiune | Document de bază | Ce îl completează |
|---|---|---|
| Achiziție de bunuri | Factura | Aviz sau proces-verbal de recepție, comanda |
| Servicii de consultanță sau marketing | Factura | Contractul, rapoartele sau materialele livrate |
| Deplasări | Ordinul de deplasare | Bilete, facturi de cazare, raport de activitate |
| Plăți către angajați | Statul de plată | Contractul și pontajul |
| Încasări | Factura emisă | Extrasul de cont și contractul |
Acest principiu al operațiunii reale este esențial: fiscul nu urmărește doar dacă actul există, ci și dacă el corespunde unei activități adevărate. Un document perfect completat, dar fără acoperire în fapt, nu te protejează.
Cum ajung documentele la contabil fără să se piardă?
Cel mai bun sistem este cel care nu depinde de memorie. Stabilește un loc unic în care intră toate actele: un dosar fizic numerotat pe luni sau, mai simplu, un folder digital partajat cu contabilul. Fiecare document scanat primește un nume care spune data și furnizorul, iar originalul rămâne într-un dosar. Cum se muta lucrurile de la hârtie la digital, am explicat în materialul despre arhiva digitală.
Nu aștepta sfârșitul lunii pentru a trimite totul. Un document trimis în ziua în care îl primești are șanse mari să fie complet; unul căutat peste patru săptămâni, nu. Dacă lipsește ceva, cere imediat furnizorului să îl corecteze, cât timp operațiunea e proaspătă și colaborarea e bună.
Un obicei bun este să faci, la sfârșitul fiecărei luni, o verificare încrucișată între extrasul de cont și documentele primite. Fiecare plată trebuie să aibă un act în spate, iar fiecare act important o plată sau o înregistrare corespunzătoare. Diferențele pe care le găsești atunci, când operațiunile sunt recente, se rezolvă în câteva telefoane. La finalul anului, aceleași diferențe pot cere zile întregi de căutări și explicații. Contabilul poate să te ajute cu un model simplu de listă de control, pe care o poți folosi de la o lună la alta.
Merită să stabilești și cine are dreptul să angajeze firma prin semnătură. Un document semnat de o persoană fără împuternicire poate crea discuții serioase, chiar dacă operațiunea a fost reală și utilă. Regula se scrie într-o decizie internă și se comunică și partenerilor, la nevoie.
Cât timp păstrezi documentele?
Perioada de păstrare depinde de tipul actului și de legislația aplicabilă, iar unele documente se păstrează mult mai mult decât altele. Nu fixa singur o durată după ce ai citit-o undeva. Cere contabilului un tabel al termenelor de arhivare pentru firma ta și treci-l în regulile interne. Ține minte că distrugerea documentelor înainte de vreme poate crea probleme serioase la o eventuală verificare.
Cazuri speciale la care merită atenție
Deplasările de serviciu sunt un exemplu clasic de operațiune în care actele se adună din mai multe locuri. Modul în care sunt tratate contabil este prezentat în articolul despre diurna internă și externă. În general, lipsa unui singur act din lanț, cum ar fi ordinul de deplasare semnat înainte de plecare, poate pune sub semnul întrebării întregul dosar.
Un alt caz sunt operațiunile cu persoane fizice sau cu furnizori mici, care nu emit mereu facturi corecte. Dacă există dubii asupra regimului acestor documente, întreabă contabilul înainte de plată, nu după. Uneori o simplă schimbare a modului de plată sau a actului emis rezolvă problema.
Nu fabrica și nu antedata niciodată un document. Dacă ai greșit sau ai pierdut ceva, există proceduri pentru refacerea sau pentru explicarea situației, iar contabilul le cunoaște.
Întrebări frecvente
Pot folosi un document scanat în locul originalului?
Depinde de tipul documentului și de regulile aplicabile firmei tale. Păstrează originalul până când contabilul confirmă că varianta electronică este acceptată.
Ce fac dacă furnizorul nu îmi dă factură?
Nu înregistra operațiunea ca o cheltuială obișnuită și discută cu contabilul despre soluții. Fără un document corect, riscul este ca suma să fie tratată ca nedeductibilă.
Trebuie să păstrez și mesajele sau e-mailurile?
Pot ajuta ca dovezi complementare, mai ales la servicii. Salvează-le într-un folder legat de contract sau de factura respectivă.
