Evidența combustibilului înseamnă să poți arăta, pentru fiecare mașină a firmei, cât s-a alimentat, cu ce document și pentru ce deplasări. Fără această legătură, o cheltuială banală, benzina, devine una dintre cele mai greu de justificat și de explicat.
Combustibilul e o cheltuială mică luată separat, dar repetitivă, iar repetiția o face să cântărească în buget și în atenția oricui analizează conturile firmei. Cu câteva reguli clare, evidența se ține singură.
Ce documente stau în spatele unei alimentări
Fiecare alimentare ar trebui să aibă un document care se poate identifica: bon fiscal, factură sau extras de la un card de flotă. Pe document apar data, cantitatea, tipul de combustibil și valoarea. Pentru ca bonul să fie util contabilului, trebuie să se știe și pe care mașină a intrat combustibilul, iar acest detaliu se notează pe spate sau în evidența internă.
Dacă firma are mai multe vehicule, notarea numărului de înmatriculare pe bon în momentul alimentării e un gest de câteva secunde, care salvează ore la sfârșit de lună. Cine amână, ajunge cu un teanc de bonuri la care nu mai știe nimeni să spună ce mașină le-a produs.
Card de flotă sau bonuri separate?
Cardul de flotă grupează alimentările la un furnizor și produce o factură lunară detaliată, cu mașina, data și cantitatea. Bonurile separate sunt flexibile, dar cer disciplină. Alegerea depinde de câte vehicule ai și de cât de des circulă.
| Aspect | Card de flotă | Bonuri separate |
|---|---|---|
| Detaliu pe mașină | Apare automat în raport | Se notează manual |
| Control al cheltuielii | Se pot fixa limite pe card | Se bazează pe încrederea în șofer |
| Flexibilitate la stații | Doar rețeaua furnizorului | Orice benzinărie |
| Efort la sfârșit de lună | Mic | Mare |
Dacă folosești carduri, verifică în contract cine răspunde la pierdere sau furt și ce comisioane se aplică. Costurile mărunte de acest fel se adună; despre ele merită să citești și în articolul despre cele mai frecvente greșeli contabile.
Cum calculezi consumul mediu al unei mașini?
Metoda clasică se numește „plin la plin”. Alimentezi până la capăt, notezi kilometrajul, conduci câteva sute de kilometri, apoi realimentezi tot până la capăt și notezi câți litri au intrat. Împarți litrii la kilometrii parcurși și înmulțești cu o sută: obții consumul la o sută de kilometri.
Un exemplu: dacă într-un interval ai parcurs 600 de kilometri și au intrat 42 de litri, consumul este 42 împărțit la 600, înmulțit cu 100, adică 7 litri la o sută de kilometri. Repetă măsurarea de câteva ori, pentru că traficul și anotimpul schimbă rezultatul. Valoarea medie rezultată devine reperul tău intern.
Ce verifici lunar, în zece minute
La sfârșit de lună, ia fiecare mașină pe rând și parcurge lista de mai jos. Nu e nevoie de aplicații complicate, ci doar de atenție și de un tabel simplu.
- Totalul litrilor alimentați împărțit la kilometrii din foaia de parcurs, comparat cu consumul tău de referință.
- Alimentările făcute în zile în care mașina nu avea nicio deplasare notată.
- Bonurile cu alt tip de combustibil decât cel al mașinii, un semn clasic de alimentare pentru alt vehicul.
- Bonurile fără numărul mașinii sau cu data ștearsă.
- Facturile de la furnizori comparate cu bonurile din dosar.
Pentru deplasările care justifică alimentările, vezi și cum se completează programarea cheltuielilor deductibile pe parcursul anului; cele două subiecte se sprijină reciproc.
Ce faci când consumul pare prea mare
Un consum peste normal are mai multe explicații nevinovate: presiune mică în anvelope, filtru de aer înfundat, trafic aglomerat de oraș, portbagaj încărcat sau mers în rețineri. Verifică aceste cauze înainte să bănuiești pe cineva. Dacă după reparații și corectarea presiunii consumul rămâne ridicat, discută deschis cu șoferul și cere explicații pe baza foii de parcurs.
Pentru reguli interne e util să faci un document scurt, de o pagină: cine alimentează, cu ce mijloc de plată, ce se notează pe bon și până când se predă bonul. O regulă scrisă evită discuții ulterioare și ajută noii angajați să nu greșească.
Cum împarți responsabilitatea între șofer și birou
Șoferul răspunde de ceea ce se întâmplă la volan: alimentează corect, păstrează bonul, notează kilometrajul. Cineva din birou, chiar dacă e doar administratorul, adună lunar documentele și le compară cu foaia de parcurs. Despărțirea rolurilor ajută: cel care alimentează nu este și cel care verifică, iar greșelile sunt prinse devreme. În firmele cu un singur om, poți obține același efect dacă faci verificarea într-o zi fixă, a doua zi după sfârșitul lunii, cu bonurile întinse pe masă.
Ce rămâne pentru contabil
Contabilul decide cum se înregistrează cheltuiala și în ce măsură este deductibilă, conform regulilor în vigoare, care diferă după tipul vehiculului și al utilizării. Rolul tău este să-i dai documente complete și să-i spui cum se folosește mașina, nu să ghicești regulile din surse neconfirmate.
Întrebări frecvente
Pot plăti combustibilul cu cardul personal?
Se poate, dar apar decontări suplimentare între angajat și firmă. Cere contabilului procedura potrivită, ca bonul să ajungă corect în evidență.
Ce fac cu bonurile deteriorate?
Fotografiază-le imediat, înainte să se șteargă, și păstrează fotografia lângă bon. Hârtia termică se decolorează repede.
Cât de des verific consumul?
Lunar, la mașinile folosite zilnic, și măcar o dată pe trimestru la cele folosite rar.
