Integrarea magazinului online cu programul de contabilitate înseamnă că vânzările, comisioanele și retururile ajung în evidență fără retastare, printr-un modul de legătură sau printr-un fișier exportat periodic. Scopul este ca fiecare comandă să aibă o factură, o încasare și o înregistrare, iar diferențele să apară din timp, nu la sfârșit de an.
Magazinele mici încep, de regulă, cu un tabel și cu facturi scrise de mână. Când numărul comenzilor crește, apar duplicatele, comenzile uitate și încasările care nu se potrivesc cu nimic. Legătura dintre platforma de vânzare și contabilitate rezolvă o parte din aceste probleme, dar numai dacă o pregătești cu grijă.
Ce date circulă între magazin și program?
Nu toate informațiile trebuie transmise, iar o integrare mai simplă este adesea mai sigură. De obicei se mută următoarele:
- comenzile și facturile emise clienților, cu numărul, data și totalul;
- datele clienților necesare pentru facturare, în limita rezonabilului;
- produsele și, uneori, stocurile;
- încasările, separat pe modalitate: card, ramburs, transfer bancar;
- costurile de livrare și eventualele reduceri;
- retururile și anulările, ca documente separate de stornare.
Dacă platforma nu transmite una dintre aceste categorii, acolo vei avea muncă manuală, iar acolo apar și erorile. Notează din prima zi ce rămâne în afara integrării.
Ce metode de integrare există?
| Metodă | Avantaj | Limită |
|---|---|---|
| Modul sau plugin direct | Rapid de pornit, date aproape în timp real | Depinde de compatibilitatea cu versiunea platformei |
| Platformă intermediară de automatizare | Flexibilă, poți adapta regulile | Un punct în plus care se poate defecta |
| Import periodic de fișiere | Simplu, controlezi ce intră | Cere disciplină și poate întârzia datele |
Pentru un magazin cu câteva comenzi pe zi, importul periodic este deseori suficient. Dacă ai sute de comenzi, merită modulul direct, cu condiția să-l testezi serios. Alegerea instrumentelor se leagă și de lista din materialul despre instrumentele esențiale de contabilitate online.
Cum te asiguri că încasările se potrivesc cu comenzile?
Aici apar cele mai multe diferențe. Plata cu cardul ajunge în contul firmei după ce procesatorul rețin comisionul, deci suma virată este mai mică decât totalul comenzilor. Plata ramburs ajunge de la firma de curierat, de obicei grupat și cu întârziere, pentru mai multe colete odată. Transferul bancar are alt ritm, iar clientul poate plăti o sumă ușor diferită.
Soluția este să nu legi manual fiecare comandă de un rând din extras, ci să urmărești fiecare canal de plată separat. Programul compară ce ai facturat prin curier cu ce a virat curierul, iar diferența se explică prin retururi sau taxe. Modul în care se importă mișcările din bancă este prezentat în articolul despre sincronizarea extrasului bancar.
Retururile și anulările: cum nu strici evidența
Un produs returnat nu se șterge din program și nici factura nu se modifică pe ascuns. De regulă, evidența păstrează documentul inițial și adaugă un document de corecție, cu legătură clară către cel dintâi. Cum se înregistrează exact această corecție, mai ales dacă pe parcurs s-a schimbat luna sau regimul de TVA, stabilește contabilul. Tu te ocupi de partea practică: fiecare retur are număr de comandă, motiv și dată.
Cine are acces la datele clienților în această legătură?
O integrare mută date personale între două sisteme, așa că merită să știi exact ce pleacă și unde ajunge. Cere furnizorului modulului să-ți spună ce informații transmite, unde le stochează și cât timp. Dacă folosești o platformă intermediară, ea devine un al treilea loc în care se află datele clienților tăi, iar acest lucru trebuie să apară în informările pe care le dai cumpărătorilor.
Limitează și accesul în interior: persoana care procesează comenzile nu are nevoie de aceleași drepturi ca administratorul de contabilitate. Când cineva pleacă din echipă, schimbă cheile de acces ale integrării, nu doar parola contului personal. Aceste detalii par mărunte, dar ele decid cine poate vedea, de exemplu, adresele și telefoanele tuturor clienților.
Verifică și ce se întâmplă când integrarea se oprește: dacă nu pornește singură după o actualizare a platformei, comenzile din acea perioadă lipsesc din evidență. Un mesaj de eroare trimis pe e-mail, atunci când sincronizarea eșuează, face diferența între o întârziere de o oră și una de o lună.
Ce testezi înainte de lansare?
- Plasează trei comenzi de probă cu metode de plată diferite și urmărește ce apare în program.
- Verifică dacă numerotarea facturilor este continuă și nu sare în caz de eroare.
- Cere o comandă cu mai multe produse și o reducere, ca să vezi dacă totalul se calculează la fel în ambele sisteme.
- Anulează o comandă și un retur, apoi vezi dacă se generează documentul de corecție.
- Verifică modul în care sunt tratate taxele: setările de TVA se aleg conform indicațiilor contabilului, nu din meniul programului după ureche.
- Cere raportul de TVA după testare și compară-l cu rapoartele din magazin; exemple de rapoarte există în ghidul despre rapoartele de TVA din contabilitatea online.
Întrebări frecvente
Pot integra magazinul dacă folosesc mai multe platforme de vânzare?
Da, dar fiecare canal cere propria legătură și propriile verificări. Mulți antreprenori încep cu o singură platformă și adaugă restul după ce prima funcționează stabil.
Cine răspunde dacă o comandă nu a fost facturată?
Răspunderea ține de felul în care ați împărțit sarcinile. Stabilește în scris dacă facturile sunt generate automat sau le emite cineva, și cine verifică lista comenzilor fără factură la final de săptămână.
Trebuie să opresc integrarea la schimbarea platformei?
Da, merită oprită și refăcută pe sistemul nou, în loc să încerci să o adaptezi din mers. Păstrează exportul datelor vechi și cere contabilului să verifice trecerea.
