Pentru majoritatea firmelor mici și mijlocii, contabilitatea externalizată este mai flexibilă și mai ușor de gestionat, în timp ce un contabil angajat are sens atunci când volumul de lucru este mare și constant. Răspunsul corect depinde de dimensiunea firmei, de complexitatea activității și de cât control vrei să ai asupra muncii zilnice.
Întrebarea apare, de obicei, în două momente: la înființarea firmei și atunci când afacerea crește suficient cât să te întrebi dacă nu cumva ai depășit stadiul în care o firmă externă mai face față. Merită să răspunzi punctual, cu argumente, nu după obiceiul altora.
Ce presupune fiecare variantă
Un contabil angajat este parte din echipă. Are program, loc de muncă, îi plătești salariul și contribuțiile aferente, îi asiguri echipament și program de contabilitate. Lucrează numai pentru firma ta și o cunoaște în detaliu.
Contabilitatea externalizată înseamnă că un prestator, o firmă sau un contabil independent, își asumă prin contract evidența și declarațiile tale. Plătești un abonament sau un tarif pe servicii și nu te ocupi de angajare, concedii, înlocuiri sau echipament. Costurile sunt, în general, mai previzibile.
Cum se compară costurile?
Compararea costurilor nu se reduce la salariu versus abonament. Pentru un angajat trebuie să iei în calcul tot ce înseamnă costul real, așa cum arată și articolul despre costul real al unui angajat dincolo de salariu: contribuții, program, formare, concedii, înlocuire, birou. Pentru externalizare, costul este tariful, plus eventualele lucrări facturate separat.
| Aspect | Contabil angajat | Contabilitate externalizată |
|---|---|---|
| Costuri fixe | Constante, indiferent de volum | Variază cu serviciile |
| Înlocuire în concediu | Problema ta | Rezolvată de prestator |
| Cunoașterea firmei | Profundă, zilnică | Depinde de comunicare |
| Specializări | Una sau două | Echipă cu mai multe profiluri |
Când are sens un contabil angajat?
Un angajat intern devine o alegere bună când volumul de documente este constant și mare, când firma are operațiuni complicate care cer prezență zilnică sau când conducerea vrea acces permanent la cifre. Firmele de producție, comerțul cu multe gestiuni sau grupurile de societăți ajung de obicei aici. În aceste cazuri, cineva care cunoaște de aproape fluxurile interne evită multe erori mărunte.
Un risc rămâne dependența de o singură persoană. Dacă angajatul pleacă brusc, firma poate rămâne cu evidențe neactualizate chiar în perioade aglomerate. Soluția uzuală este documentarea clară a procedurilor și, la nevoie, un sprijin extern pentru situațiile speciale.
Când este mai potrivită externalizarea?
Externalizarea se potrivește firmelor care nu au volum suficient pentru un post cu normă întreagă, celor aflate la început și celor care preferă să se concentreze pe activitatea de bază. Mai primești și avantajul unei echipe: dacă o persoană lipsește, altcineva preia dosarul. Un prestator care lucrează cu multe firme vede, în plus, mai multe situații decât ar vedea un singur angajat și poate aduce soluții pe care firma ta nu le-ar fi găsit singură.
Dezavantajul principal este distanța. Contabilul extern nu vede ce se întâmplă în birou, deci te bazezi pe documentele și explicațiile pe care i le dai. Fără o rutină clară de predare apar întârzieri și neînțelegeri.
Ce se întâmplă cu cunoștințele firmei când oamenii se schimbă
O parte din valoarea unui contabil stă în ce știe despre felul în care lucrează firma ta: cum încasezi, ce parteneri ai, ce excepții apar în fiecare an. La un angajat, această cunoaștere pleacă odată cu el dacă nu este scrisă undeva. La un prestator extern, ea rămâne în echipă, dar se pierde dacă schimbi prestatorul fără o predare bună. În ambele cazuri, ajută un dosar simplu, cu procedurile firmei, cu lista furnizorilor și clienților obișnuiți și cu explicații pentru operațiunile neobișnuite. Îl poți întocmi o singură dată și îl completezi pe parcurs.
Cum decizi pas cu pas
- Estimează câte documente prelucrezi lunar și cât timp cere acest lucru.
- Calculează costul real al unui angajat, inclusiv înlocuirea în concediu.
- Cere cel puțin două oferte externe, cu detaliul serviciilor.
- Gândește-te la ce se întâmplă dacă firma se dezvoltă într-un an sau doi.
- Decide ce nivel de control vrei asupra evidenței zilnice.
Poți porni cu externalizare și, dacă afacerea crește, să treci ulterior la un angajat sau la o formulă mixtă, în care un contabil intern gestionează zilnicul, iar un prestator extern se ocupă de situațiile speciale și de verificări. Niciuna dintre decizii nu este definitivă.
Ce rămâne în responsabilitatea ta oricum
Indiferent de varianta aleasă, răspunderea pentru activitatea firmei nu dispare. Administratorul semnează, administratorul răspunde, iar documentele primare pornesc de la tine. De aceea contează să ai o disciplină minimă, așa cum se arată și în materialul despre disciplina financiară în afaceri. Pentru detalii care țin de forma de organizare și de obligațiile ei, discută cu un contabil autorizat.
Întrebări frecvente
Pot combina un angajat cu un prestator extern?
Da, formula mixtă este întâlnită în firmele mai mari. Angajatul ține evidența curentă, iar prestatorul se ocupă de verificări, situații anuale sau consultanță punctuală.
Externalizarea înseamnă mai puțină siguranță pentru date?
Nu neapărat, dar contează ce prevede contractul despre confidențialitate și despre modul în care sunt păstrate documentele.
Cât de repede pot schimba varianta aleasă?
Depinde de condițiile de încheiere a colaborării din contract și de timpul necesar pentru predarea evidențelor.
